Assistenz des Vorstands/Sekretariat (m/w/d)

In unserer Geschäftsstelle am Brandenburger Tor suchen wir ab April 2024 eine Assistenz des Vorstands/Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit (unbefristet).

Bessere Lebensbedingungen für zukünftige Generationen zu ermöglichen: Das ist unsere Mission. Die Allianz Foundation arbeitet mit Menschen und Organisationen, die sich für soziale Gerechtigkeit, offene Gesellschaften und einen lebenswerten Planeten einsetzen.

Wir sind eine unabhängige, gemeinnützige Stiftung, die sowohl operativ als auch fördernd tätig ist. Wir unterstützen und vernetzen Risktaker, die neue Lebens- und Gesellschaftsmodelle erproben. Unser Ansatz ist ganzheitlich: Kulturelle und künstlerische Ansätze, bürgerschaftliches Engagement und Klimaschutz werden zusammengedacht.

Ihre Aufgaben

  • Als Assistenz sind Sie die rechte Hand des Vorstands und an zentraler Schaltstelle in der Organisation für das gute Gelingen wichtiger Prozesse verantwortlich 
  • Sie besitzen eine Scharnierfunktion zwischen Vorstand und unserem Team, indem Sie Rücksprachen mit dem Vorstand koordinieren, Arbeitsaufträge nachhalten und jederzeit den Überblick über Vorgänge in der Stiftung haben 
  • Sie unterstützen den Vorstand bei der Vorbereitung und Koordination der Gremiensitzungen der Stiftung 
  • Sie unterstützen die Leitung in der täglichen Korrespondenz mit Ministerien, Unternehmensvertretern, Behörden und Projektpartnern, entwerfen Briefe und beantworten Termin- und Projektanfragen 
  • Sie koordinieren die Büroabläufe und sämtliche Termine, pflegen den Terminkalender und managen die Kontakte des Vorstands 
  • Sie sorgen für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen der Leitung einschließlich Protokollführung 
  • Sie verantworten die Organisation und Verwaltung der Büroaufgaben (Bestellungen, Bearbeitung des Posteingangs, Ablageorganisation, Koordination von externen Dienstleistern, etc.) 
  • Sie managen die Reiseplanung, -buchung und Reisekostenabrechnung der Leitung 
  • Sie sorgen für eine gute Zusammenarbeit im Team durch die Betreuung der Büroverpflegung, die Beschaffung von Büromaterial etc. 

Das bringen Sie mit

  • Ausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau oder vergleichbar 
  • Umfangreiche Arbeitserfahrung, idealerweise in vergleichbarer Position (Sekretariat, Vorzimmer, Assistenz) 
  • Professioneller Umgang mit moderner Bürokommunikation, mit den gängigen MS-Office-Programmen und ausgeprägte IT-Affinität 
  • Sie haben Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld, können mit komplexen Vorgängen umgehen und bewahren auch unter Zeitdruck Ruhe 
  • Eine verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise, Diskretion und Loyalität sind Ihnen wichtig 
  • Souveränes, gewinnendes Auftreten im persönlichen Umgang und am Telefon 
  • Einwandfreies schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, gute Englischkenntnisse 
  • Interesse an einer sinnstiftenden Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation 

Das bieten wir Ihnen

  • Die Chance, die Stiftung in einer wichtigen Phase organisatorisch zu unterstützen 
  • Ein mehrsprachiges, motiviertes und europäisch vernetztes Team sowie ein internationales Arbeitsumfeld mit einem Partnernetzwerk in über 50 Ländern 
  • Einen attraktiven Arbeitsplatz am Brandenburger Tor und eine offene, kollegiale Teamatmosphäre 
  • Hochwertige IT-Ausstattung, 30 Tage Urlaub und Möglichkeiten zur Weiterbildung 
  • Eine angemessene Vergütung orientiert an TvöD E8-E9 (je nach individueller Berufserfahrung) 
  • Eine unbefristete Anstellung 

Arbeitsbeginn ab dem 1. April 2024. Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich im Januar statt. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Katharina Thomas unter +49 30 9940597-0.

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer sowie sexueller Orientierung und Identität. Bei gleicher Eignung und Befähigung werden Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen bevorzugt berücksichtigt. 

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis Sonntag, 17. Dezember 2023 mit Angabe Ihres Gehaltswunschs ausschließlich per E-Mail in einem PDF-Dokument (bis max. 10 MB) an 

jobs@allianzfoundation.org 


 

Zur Ausschreibung

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